Dans le monde des affaires en évolution, une gestion optimale des archives est devenue un pilier fondamental pour le succès d’une entreprise. En effet, trop souvent bâclé, la gestion des documents représente pourtant un cap essentiel, capable d’influencer directement la performance d’une société. Ainsi, découvrez dans cet article les conséquences occasionnées par une mauvaise gestion des archives et les bonnes pratiques à exercer au sein du service archivage entreprise.
Les fondements de la gestion des archives
Les types d’archives dans une entreprise
Dans le contexte d’une entreprise, les archives revêtent une diversité de forme. Premièrement, elles se présentent sous la forme d’archives physiques. Ces dernières sont des documents historiques ou administratifs, qui bien que progressivement remplacés par leur équivalent numérique, demeurent essentiels pour de nombreuses organisations. Ils incluent :
- les contrats ;
- les factures ;
- les rapports ;
- les plans architecturaux ;
- tout autre document matériel ayant une valeur légale/stratégique.
Puis, vous avez les archives numériques, qui sont apparues avec la numérisation croissante des processus. Ces types d’archives prennent de plus en plus de place aujourd’hui, elles comprennent :
- les emails ;
- les fichiers Word ;
- les fichiers Excel ;
- les fichiers PowerPoint ;
- les bases de données ;
- les enregistrements audio/vidéo.
- les données stockées sur le cloud/les serveurs.
Les enjeux liés à une mauvaise gestion des archives
Une gestion inadéquate des archives entraîne souvent une myriade de problèmes aux conséquences souvent sous-estimées, mais potentiellement dévastatrices pour une entreprise. Premièrement, une mauvaise gestion des archives est en mesure de conduire à des problèmes de non-conformité légale. Cela, car la perte de documents importants ou leur non-disponibilité est susceptible d’entraîner des litiges ou des pertes financières substantielles. Ainsi, les entreprises et notamment les services dédiés aux archives se doivent de respecter certaines normes pour garantir la conformité avec les réglementations en vigueur. Par ailleurs, une gestion déficiente des archives entraîne fréquemment une remise en question de la fiabilité et de l’assurance des intervenants internes et externes. Ainsi, l’image de l’entreprise risque sérieusement d’être entachée si elle échoue à délivrer des données crédibles au moment crucial.
Normes et bonnes pratiques de gestion des archives
Ainsi, pour assurer une gestion efficace et cohérente des archives, les entreprises se réfèrent souvent à des normes et adoptent des bonnes pratiques spécifiques. Ces standards offrent des cadres directeurs pour organiser, stocker, préserver et récupérer les archives de manière méthodique et conforme aux meilleures pratiques de l’industrie. Cette bonne pratique de gestion des archives au sein d’une entreprise, doit inclure :
Une élaboration d’une politique d’archivage
Une politique claire définissant les responsabilités, les procédures et les délais pour la gestion des archives est essentielle. Elle devrait inclure des directives sur la collecte, la classification, la conservation et la destruction des documents.
Une utilisation de technologies appropriées
Des systèmes de gestion électronique des documents (GED) et d’archivage numérique permettent une organisation efficace et une recherche rapide des données. Ces technologies garantissent également la sauvegarde et la sécurité des informations sensibles.
Une formation du personnel
La sensibilisation et la formation du service d’archive de l’entreprise sur les procédures à suivre pour la gestion de ces documents sont fondamentales. En effet, cela garantira une utilisation correcte des outils et une conformité aux politiques établies.
Plan de conservation et de destruction
Enfin, établir des délais de conservation appropriés pour chaque type de document et des protocoles de destruction sécurisés pour les archives périmées est crucial pour éviter la conservation inutile de données.
En somme, la mise en œuvre de ces bonnes pratiques permet à une entreprise d’optimiser la gestion de ses documents et d’assurer l’intégrité des informations archivées. Des mesures qui contribueront à renforcer la crédibilité et l’efficacité opérationnelle de l’entreprise dans son ensemble.
